Tilinpäätös laaditaan tilikaudelta (yleensä kalenterivuosi). Kirjanpitolain mukaan pienen yhdistyksen tilinpäätös käsittää tulolaskelman, taseen ja niiden liitteenä ilmoitettavat tiedot. Tuloslaskelmaan ja taseeseen on sisällytettävä myös edellisen tilikauden vertailutiedot.
Myös toiminnantarkastajille suositellaan vastaavan tilinpäätösmerkinnän tekemistä. Tekstimalli kohdassa Tilin- ja toiminnantarkastus.
Kirjanpitolain 3 luvun 2 §:n mukaan tilinpäätöksen tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot kirjanpitovelvollisen tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Tätä varten tarpeelliset lisätiedot on annettava liitetiedoissa. Tällainen tieto voi olla esimerkiksi selvitys tilikaudella syntyneestä käyttöomaisuuden myyntivoitosta tai tappiosta.
Kirjanpitolaissa tarkoitettu toimintakertomus on liitettävä tilinpäätökseen mikäli päättyneellä ja sitä edeltäneellä tilikaudella ylittyy vähintään kaksi seuraavasta rajoista (kirjanpitolain tarkoittaman pienen kirjanpitovelvollisen rajat):
- yhdistyksen kokonaistuotot 7.300.000,00 euroa
- taseen loppusumma 3.650.000,00
- palveluksessa keskimäärin 50 henkilöä
Tuloslaskelma
Kirjanpitoasetuksen 3 §:ssä määritellään yhdistyksen tuloslaskelman rakenne. Asetuksessa todetaan lisäksi, että kuhinkin tuloslaskelmaan ryhmään kuuluvat tuotot ja kulut on esitettävä riittävästi eriteltyinä joko tuloslaskelmassa tai sen liitteenä.
Edellä esimerkkinä olleen harrastekerhotoimintaa harjoittavan yhdistyksen tuloslaskelman rakenne olisi seuraa:
Varsinainen toiminta
- Opinto- ja koulutustoiminta
Tuotot xxx.xx
Kulut xxx.xx - Harrastekerhotoiminta
Tuotot xxx.xx
Kulut xxx,xx
Tiedostustoiminta
Tuotot xxx.xx
Kulut xxx,xx - Yleistoiminta
Tuotot xxx,xx
Henkilöstökulut xxx,xx
Poisto xxx,xx
Muut kulut xxx.xx - * Tuotto//kulujäämä xxx,xx
Varainhankinta
Jäsenmaksutuotot xxx,xx
Muut tuotot xxx.xx
Kulut xxx,xx - * Tuotto/kulujäämä xxx,xx
Sijoitus- ja rahoitustoiminta
Tuotot xxx,xx
Kulut xxx,xx - * Tuotto/kulujäämä xxx,xx
Satunnaiset erät
Satunnaiset tuotot xxx.xx
Satunnaiset kulut xxx,xx
Saadut yleisavustukset xxx,xx - * Tilikauden yli/alijäämä xxx,xx
Tase
Yhdistykset laativat taseen noudattaen kaikille kirjanpitovelvollisille yhteistä kaavaa (kirjanpitoasetus, ensimmäinen luku, 6 §). Harrasteyhdistyksen taseen rakenne voisi olla seuraava:
VASTAAVAA
- Pysyvät vastaavat
Aineelliset hyödykkeet
Koneet ja kalusto xxx,xx
Sijoitukset
Osakkeet ja osuudet xxx,xx - Vaihtuvat vastaavat
Vaihto-omaisuus
Välitystavaravarasto xxx,xx
Saamiset
Myyntisaamiset xxx,xx
Rahat ja pankkisaamiset xxx,xx
Vastaavaa yhteensä xxx,xx
VASTATTAVAA
- Oma pääoma
Edellisten tilikausien yli/alijjämä xxx,xx
Tilikauden yli/alijäämä xxx,xx - Vieras pääoma
Lyhytaikainen
Ostovelat xxx,xx
Vastattavaa yhteensä xxx.xx
Liitetiedot
Kirjanpitoasetuksen 2 luvun 11 §:n mukaan pienet kirjanpitovelvolliset (rajat esitetty kohdassa Tilinpäätös) voivat esittää lyhennetyt liitetiedot. Lyhennettyinä liite tie toina on esitettävä vähintään seuraavat tiedot:
- annetut pantit ja velan vakuudeksi annetutkiinnitykset, talletukset, vekseli-, ta kuu- ja muut vas tuut sekä vastuusitoumukset; sekä
- peruste, jonka mukaista kurssia on käytetty muutettaessa ulkomaan rahan määräiset saamiset sekä velat ja muut sitoumukset Suomen rahaksi, jollei ole käytetty suomen pankin tilinpäätöspäivän kurssia.
Lisäksi kirjanpitolain 3 luvun 2 §:n edellyttämän riittävän ja oikean kuvan antamiseksi saattaa olla tarpeen selvittää liitetiedoissa esim. Satunnaisiin tuottoihin ja kuluihin sisältyviä eriä.
Käytännössä liitetietovaatimukset ovat sellaiset, että erittäin harvoissa tapauksissa paikallisyhdistys joutuu niitä antamaan.
Tase-erittely
Kirjanpitolain 3 luvun 13 §:n mukaan tilinpäätöstä varmenta maan on laadittava tase-erittely. Kirjanpitoasetuksen 5 luvun 1 §:n mukaan tase-erittelyssä ”purettava” taseessa esi tetyt yhteissummat auki.
Tase-erittely on tilinpäätöksen liite ja sen allekir joittaa erittelyn laatija (taloudenhoitaja).
Esimerkiksi taseessa rahastosijoitukset ilmoitetaan yhtenä summan kohdassa Muut osakkeet ja osuudet kokonaissummana (esimerkissä yhteensä 13.460,00) samoin ostovelat (esimerkissä 510,00). Summat on tase-erittelyssä ”purettava”.
| Rahasto | hankinta-ajankohta | kpl | osuuden hinta | yhteensä |
| Super K | 1.10.2004 | 200 | 18,50 | 3.700,00 |
| Super K | 2.3.2005 | 100 | 20,00 | 2.000,00 |
| Super K | 15.11.2007 | 200 | 21,80 | 4,360,00 |
| Yhteensä | 10.060,00 | |||
| Korko S | 15.11.2007 | 400 | 8,50 | 3.400,00 |
| Rahastot yhteensä | 13.460,00 |
Ostovelat
- Eka-market 120,00
- Korson järjestötalo 200,00
- Matti Virtanen 40,00
- Väinö Paunu oy 150,00Yhteensä 510,00
Pienen yhdistyksen kannattaa laatia tase niin yksi tyiskohtaiseksi, että tase-erittelyyn jää mahdollis imman vähän purettavia kohtia.
Kalustoluettelo
Tase-erittelyyn liittyen yhdistyksen tulee pitää omis ta mas taan ka lus tos ta luetteloa. Kalustoluettelossa tule ilmetä ainakin esineen nimi hankintahinta ja hankintavuosi. Lisäksi kalustoluettelossa voidaan ilmoitta esineen myöhemmät vaiheet (katso sarake: huomautuksia), kenen hallussa/vastuulla esine on sekä arvokkaamman omaisuuden osalta myös sarja- tai valmistusnumero.
| Nimike | hinta | hankinta vuosi | huomautuksia | kenen hallussa |
| Adler -kirjoituskone | 400,00 | 92 | poistettu käytöstä 2004 | |
| Sony kasettisoitin | 300,00 | 95 | myyty | |
| Citizen laskukone | 80,00 | 95 | Maija Mäkinen | |
| Kaso -grilli | 350,00 | 98 | Viivi Viitanen | |
| Mark -kasettisoitin | 280,00 | 98 | Lassi Lehtinen | |
| HP-mikro srn HPTW1234567 | 2.500,00 | 04 | Tuula Tuiskunen | |
| Toshib -kopiokone srn XX697Y | 1.800,00 | 07 | Tuula Tuiskunen |
Tilinpäätöksen käsittely
Tilinpäätöksen katsotaan olevan laadittu, kun se on allekirjoitettu. Tilinpäätöksen allekirjoittaa toi messa oleva päätösvaltai nen hallitus.
Tilin/toiminnantarkastajat tarkastavat yhdistyksen tilit ja hallinnon ja antavat tilin/toiminnantarkastuskertomuksen. Tilintarkastajat tekevät lisäksi tasekirjaan tilinpäätösmerkinnän.
Kokous käsittelee tilinpää töksen ja tilin/toiminnantar kas tus kertomuk sen, vah vis taa tilinpäätöksen ja päät tää vastuuvapauden myön tämisestä vastuuvelvollisille.
Kirjanpitomateriaalin säilyttämien
Kirjanpitolain mukaan kirjanpitokirjat (päivä- ja pääkirja sekä tuloslaskelmanja tase liitetietoineen) ja käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositteita on säilytettävä 6 vuotta tilikauden päät tymisestä.