Yleistä
Yhdistyslaista ja yhdistyksen säännöistä löytyy perusteet taloushallinnon tehtäväjaosta ja vastuista. Pienessä yhdistyksessä varmasti näillä eväillä pärjätään ilman erillistä talousohjesääntöä. Isommissa yhdistyksissä tämä kuitenkin harvoin riittää ja silloin tarvitaan yksityiskohtaisempia ohjeita. Yhdistys voi tällöin laatia itselleen talousohjesäännön, jossa määritellään eri hallintoelinten ja toimihenkilöiden tehtävät, vastuut ja kontrollipisteet yhdistyksen taloudenhoidossa. Toimiva talousohjesääntö on tällöin oiva apuväline päivittäisten rutiinien pyörityksessä ja myös valittaessa hallintoon uusia toimijoita. Esimerkiksi uutta taloudenhoitajaa valittaessa ehdokas voi ennen lopullisen suosumuksensa antamista tutustua taloudenhoitajalle talousohjesäännössä määriteltyihin tehtäviin, ettei tietämättään tule suostuneeksi tehtävään minkä ennen pitkää huomaa itselleen liian haasteelliseksi.
Yhdistyslaki 35 § (16.7.2010/678) Hallitus
Yhdistyksellä on oltava hallitus, johon kuuluu vähintään kolme jäsentä. Hallituksen on lain ja sääntöjen sekä yhdistyksen päätösten mukaan huolellisesti hoidettava yhdistyksen asioita. Hallituksen on huolehdittava siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty. Hallitus edustaa yhdistystä. Hallituksella on oltava puheenjohtaja. Puheenjohtaja ei saa olla vajaavaltainen. Hallituksen muiden jäsenten on oltava 15 vuotta täyttäneitä. Konkurssissa oleva ei voi olla hallituksen jäsenenä. Hallituksen puheenjohtajalla on oltava asuinpaikka Suomessa, jollei Patentti- ja rekisterihallitus myönnä lupaa poiketa tästä.
Malli talousohjesäännöksi (yhdistyksellä kaksi sääntömääräistä kokousta)
Yhdistyksen syyskokouksessa päätettävät talousasiat (säännöt X §)
- Päätetään niistä perusteista, joiden mukaan yhdistyksen toimihenkilöiden kulut korvataan.
- Päätetään toimintasuunnitelmasta ja talousarviosta seuraavalle vuodelle.
- Valitaan varsinaiset ja varatilin/toiminnantarkastajat.
Kevätkokouksessa päätettävät asiat (säännöt X §)
- Käsitellään hallituksen laatima toimintakertomus ja tilinpäätös edelliseltä kalenterivuodelta.
- Käsitellään tilin/toiminnantarkastajien lausunto.
- Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä.
Lisäksi yhdistyslain 23 §:n mukaan seuraavista talouteen liittyvistä asioista on päätettävä yhdistyksen kokouksessa
- Kiinteistön luovuttamisesta *) tai kiinnittämisestä taikka yhdistyksen toiminnan kannalta huomattavan muun omaisuuden luovuttamisesta.
*) Omaisuuden luovuttaminen voi tapahtua kauppana, lahjoituksena tai vaihtona.
Hallituksen talouteen liittyvät tehtävät
- Hallitus valitsee varsinaisten tai varajäsenten joukosta taloudenhoitajan (säännöt X §).
- Hallituksen on tarkoin hoidettava yhdistyksen omaisuutta ja säilytettävä sen varat täysin luotettavasti ja yhdistykselle edullisesti (säännöt X §).
- Hallitus nimeää keskuudestaan vuosittain kaksi tositteiden tarkastajaa, joiden on tarkastettava yhdistyksen tositteet neljännesvuosittain.
- Lisäksi hallitus huolehtii seuraavista asioista:
1. Vastaa yhdistyksen kirjanpidon järjestämisestä
2. Vastaa toimintasuunnitelman ja talousarvoin laadinnasta
3. Vastaa talousarvion seurannasta
4. Vastaa toimintakertomuksen laadinnasta sekä käsittelee
ja allekirjoittaa tilinpäätöksen
5. Vastaa yhdistyksen taloudenhoitoon liittyvien ohjesääntöjen valmistelusta. Ohjesäännöt vahvistetaan yhdistyksen kokouksessa
6. Päättää tilienkäyttöoikeuksista
Puheenjohtajan talouteen liittyvät tehtävät
- Vastaa toimintasuunnitelmaluonnoksen laadinnasta
- Vastaa talouspäätösten toteutuksen valvonnasta
- Hyväksyy varapuheenjohtajan ja taloudenhoitajan laskut
Sihteerin taloudenhoitoon liittyvät tehtävät
- Vastaa toimintakertomusluonnoksen laadinnasta
- Hyväksyy puheenjohtajan laskut
Taloudenhoitajan tehtävät
- Hoitaa yhdistyksen taloutta ja varainhankintaa tehtyjen päätösten mukaisesti ja esittelee talouteen liittyvät asiat (tilinpäätök sen, talousarvion, laskelmat jne.) yhdistyksen kokoukselle
- Hyväksyy osaston laskut, joita ei tämän ohjesäännön mukaan ole määrätty puheenjohtajan tai sihteerin hyväksyttäviksi
- Huolehtii menojen suorittamisesta sääntö jen ja päätösten mukaisesti, seuraa tulojen sekä jäsenten mak samien jäsenmaksujen kertymistä.
- Vastaa yhdistyksen kirjanpidon hoidosta
- Vastaa kirjanpitokirjojen ja tositemateriaalin säilyttämisestä ja arkistoinnista. Kirjanpitolain mukaan kirjanpitokirjat (päivä-pääkirja, tuloslaskelma ja tase liitteineen) ja tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositemateriaalin säilytysaika on kuusi vuotta.
- Valmistelee yhdessä hallituksen kanssa talousarvioesityksen syyskokoukselle
- Huolehtii muista hallituksen hänelle antamista tehtävistä
Alajaoston rahaliikenne ja kirjanpito
- Jaosto huolehtii toimintansa maksuliikenteestä jaoston rahaliikennettä varten avatun pankkitilin kautta.
- Tilin käyttöoikeuksista päättä yhdistyksen hallitus.
- Jaosto laatii oman toimintasuunnitelman ja talousarvion xx.xx. päivään mennessä. Esitykset käsitellään yhdistyksen hallituksessa ja ne vahvistetaan syyskokouksessa.
- Yhdistys siirtää jaostolle talousarviossa hyväksyn toiminta-avustuksen jaoston esittämässä aikataulussa.
- Jaosto vastaa oman kirjanpitonsa järjestämisestä asianmukaisella tavalla.
- Jaosto laatii xx.xx. päivään mennessä toiminnastaan tuloslaskelman, taseen sekä toimintakertomuksen ja toimittaa samassa yhteydessä tositemateriaalin hallitukselle.
Tositetarkastajat
Tositetarkastajat tarkastavat neljännesvuosittain yhdistyksen kirjanpitoon kirjatut tositteet. Tositarkastajien tule tarkastaa seuraavat asiat:
- Kirjanpitoon viedyt tositteet täyttävät kirjanpitolain vaatimukset ja ne on varustettu tarvittavin lisäselvityksin.
- Menotositteet ovat syntyneet yhdistyksen toiminnasta.
- Yhdistykselle kuuluvat tulot on tuloutettu asianmukaisesti.
Sijoitustoiminta
Yhdistyksen käyttelytin saldo ei saa laskea pysyvästi alle x.xxx,xx euron. Tämän yli jäävät likvidit varat voidaan sijoittaa seuraavan oheen mukaan:
- Vähintään 30 % likvideistä varoista sijoitetaan pankkien määräaikaistalletustileille.
- Enintään 70 % likvideistä varoista voidaan sijoittaa rahasto-osuuksiin, osakkeisiin ja obligaatioihin. Tämä sijoitus pitää jakaa vähintään viiteen eri kohteeseen ja yksittäisen sijoituskohteen osuus voi olla sijoitushetkellä enintään 30 % näin sijoitettavista varoista.
- Tämän sijoitussalkun osto ja myyntipäätökset tehdään hallituksessa.
Tilinpäätösaikataulu ja tilin/toiminnantarkastus
- Päättyneen kalenterivuoden tilien on oltava valmiina tilin/toiminnantarkastajille annettavaksi viimeistään xx.xx. päivään mennessä.
- Hallitus käsittelee ja allekirjoittaa tilinpäätöksen xx.xx. päivään mennessä.
- Tilin/toiminnantarkastajien on luovutettava tilin/toiminnantarkastuskertomus viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta hallitukselle.
- Kevätkokous on pidettävä xx.xx. päivään mennessä (säännöt X §).