Yleistä
Pörssiyhtiöissä hallituksen suhdetta osakkeenomistajiin ja muihin keskeisiin sidosryhmiin ohjaa hyvä hallintotapa. Hyvän hallintotavan kolme perustetta ovat avoimuus, rehellisyys ja tilivelvollisuus. Yhdistys ei ole mitenkään verrattavissa pörssiyhtiöön mutta myös yhdistyksen hallituksen suhteen yhdistyksen jäseniin tulee perustua avoimuuteen, rehellisyyteen ja tilivelvollisuuteen. Ajat ja tavat, jolloin esimerkiksi tilinpäätösasiakirjojen esittely perustui tuloslaskelman ja taseen lukujen monotonisella äänellä suoritettuun ääneen lukuun, kuuluvat menneisyyteen.
Voimassaolevan yhdistyslain 38 §:n mukaisesti yhdistyksellä on oltava hallitus. Hallituksen on lain ja sääntöjen sekä yhdistyksen päätösten mukaan huolellisesti hoidettava yhdistyksen asioita. Hallituksen on huolehdittava siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty. Hallitus edustaa yhdistystä.
Yhdistykset säännöt ohjaavat tarkemmin yhdistyksen toimintaa ja hallituksen jäsenen kannattaakin pitää ne aina kädenulottuvilla. Varsinkin yhdistyksen kokousten edellä kannatta katsoa tarkoin mitä säänöissä sanotaan käsiteltävistä asioista ja kokouksen koolle kutsumisesta. Samoin hallituksen jäsenen kannatta katso mitä tehtäviä säännöt asettava hallituksen jäsenen hoidettaviksi.
Yhdistystoiminta on vapaaehtoistoimintaan ja esimerkiksi hallituksen jäsenyydestä voi erota milloin tahansa sen kummemmin syytä kertomatta. Vaikka kyseessä on siis vapaehtoisuus voi tunaroinnista tai vilpillisyydestä joutua vastuuseen myös yhdistystoiminnassa. Yhdistyslain 52 §:n mukaan hallituksen jäsen, yhdistyksen toimihenkilö ja toiminnantarkastaja on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän toimessaan tahallisesti tai huolimattomuudesta aiheuttanut yhdistykselle. Sama koskee myös lakia ja yhdistyksen sääntöjä rikkomalla yhdistyksen jäsenelle tai muulle aiheutettua vahinkoa.
Hallituksen kokouksen pöytäkirjaan tulevat taloutta koskevat päätökset
Lähes jokaisessa hallituksen kokouksessa käsitellään talouteen liittyviä asioita ja niistä tulee myös tehdä kirjaukset hallituksen pöytäkirjoihin. Yhdistyskäytäntö käsiteltävien asioitten suhteen on hyvin kirjava. Osassa hallitus käsitteelle ja kirjaa talouteen liittyvät asiat perin yksityiskohtaiseste. Toisessa taas käsitellään ja kirjataan ainoastaan isot ja pakolliset asiat. Esimerkiksi tilin käyttöoikeuden muutos ei onnistu pankissa, jos mukana ei ole otetta hallituksen kokouksen pöytäkirjasta missä oikeuksista on päätetty.
Yleisenä nyrkkisääntönä käsiteltävien talousasioitten suhteen voi pitää sitä, että ellei esimerkiksi taloudenhoitaja ole varma siitä pitääkö asia viedä hallitukseen vai ei, niin mieluummin vie kuin jättää viemästä.
Näistä asioista olisi ainakin syytä löytyä merkintä pöytäkirjoista:
- talousarvioesityksen käsittely hallituksessa
- poikkeamat talousarviosta (isot poikkeamat kannatta viedä yhdistyksen kokouksen päätettäviksi)
- tilinpäätöksen käsittely ja allekirjoitus
- pankkitilin avaaminen
- pankkitilin lopettaminen
- tilien käyttöoikeus
- jos yhdistyksellä on käteisrahaliikennettä, hallituksen tulee vahvistaa kassassa pidettävien varojen enimmäismäärä
- lainan ottaminen (jos laina ei liity selkeästi yhdistyksen kokouksessa hyväksyttyyn talousarvioon, on viisainta tehdä päätös yhdistyksen kokouksessa)
- osastojen varojen lainaaminen ja sijoittaminen (jos kyse isoista summista suhteessa yhdistyksen talouteen, on viisainta tehdä päätökset yhdistyksen kokouksessa)
- käyttöomaisuuden hankinnat vaikka tapahtuisivat hyväksytyn talousarvion puitteissa
- poistot osaston saatavista
- suoritettujen keräysten ja varainhankintakampanjoiden yhteenvedot
- jätetyt avustushakemukset ja saadut avustuspäätökset
- saadut avustukset ja lahjoitukset
- työntekijän palkkaaminen ja työehdot
Lisäksi kannatta muistaa, että yhdistyslain 23 §:n mukaan kiinteistön luovuttamisesta tai kiinnittämisestä taikka yhdistyksen toiminnan kannalta huomattavan muun omaisuuden luovuttamisesta päätetään aina osaston kokouksessa. Yhdistyksen säännöissä voidaan kuitenkin määrätä, että hallitus voi päättää yhdistyksen omaisuuden myymisestä, vaihtamisesta ja kiinnittämisestä. Luovutuksella laissa tarkoitetaan kauppaa, vaihtoa tai lahjoitusta. Jos näitä asioita käsitellään osaston kokouksessa, on niistää mainittava aina myös kokouskutsussa.